Introducción

Este Blog se realizó durante la clase de Tecnología e Informática orientada por la docente Elda Otavo Melo en la Institución Educativa Sagrados Corazones. Tiene como objetivo brindar a los lectores un conocimiento más profundo sobre el significado, historia y funcionamiento de Microsoft Access 2007 y 2010.

El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus características y rendimiento como el programa más utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la presentación en pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que lo constituyen, sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeño y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar.

Access 2010 es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento. Este curso de nivel básico, pretende dotar al alumno de la formación necesaria que le permita elaborar y gestionar correctamente una base de datos en sus niveles más fundamentales, mediante la creación y trabajo con tablas, consultas, formularios e informes.

ACCES 2007: ventajas

Ventaja 1: Obtener mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fuente. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.

Ventaja 2: Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas.Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la información inmediatamente. Los formularios y los informes ya están diseñados para mayor comodidad, pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus necesidades empresariales.

Ventaja 3: Cree varios informes con vistas diferentes de la misma información.La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo "lo que se ve es lo que se obtiene". Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas.

Ventaja 4: Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel.

Ventaja 5: Disfrute de los nuevos tipos de campos para escenarios aún más avanzados.Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor. Ahora es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de cálculo a cualquier registro de la aplicación.

Ventaja 6: Actualizar y recopilar información directamente del origen.Con Office Access 2007, puede crear formularios si utiliza Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML para recopilar la información de su base de datos.

Ventaja 7: Compartir la información con Microsoft Windows SharePoint Services.Comparta la información de Access con el resto del equipo usando Windows SharePoint Services y Office Access 2007.

Ventaja 8: Realizar el seguimiento de las listas de Windows SharePoint Services con las grandes capacidades de Office Access 2007.Use Office Access 2007 como interfaz de cliente avanzada para analizar y crear informes a partir de las listas de Windows SharePoint Services.

Ventaja 9: Trasladar datos a la tecnología Windows SharePoint Services para facilitar su tratamiento.Mejore la transparencia de los datos trasladándolos a Windows SharePoint Services. De este modo, podrá crear periódicamente copias de seguridad de los datos en el servidor, recuperar los datos eliminados de la papelera de reciclaje, llevar un seguimiento del historial de revisiones y establecer permisos de acceso para administrar mejor la información.

Ventaja 10: Obtener acceso a información procedente de orígenes diversos.Con Office Access 2007 puede vincular a una base de datos tablas de otras bases de datos de Access, hojas de cálculo de Excel, sitios de Windows SharePoint Services, orígenes de datos de ODBC, bases de datos de Microsoft SQL Server y otros orígenes de datos. También puede usar estas tablas vinculadas para crear informes fácilmente y basar en ellos sus decisiones sobre un conjunto de datos más general.

Lo nuevo en seguridad de Office Access 2007

Office Access 2007 proporciona un modelo de seguridad mejorada que ayuda a simplificar el proceso de aplicar seguridad a una base de datos y de abrir una base de datos con la seguridad habilitada.

Si bien el modelo y las técnicas que se abordan en este artículo mejoran la seguridad, la manera más segura de ayudar a proteger los datos es almacenar las tablas en un servidor, como un equipo en el que se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, y almacenar los formularios e informes en equipos locales o recursos compartidos de red.

A continuación aparece una lista de las nuevas funciones de seguridad de Office Access 2007:

• Posibilidad de ver los datos, incluso cuando no se desea habilitar ningún código deshabilitado de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o ningún componente deshabilitado de una base de datos. En Microsoft Office Access 2003, si se establecía el nivel de seguridad en Alto, había que firmar código y confiar en una base de datos para poder ver los datos. En Office Access 2007, se pueden abrir bases de datos y ver los datos sin tener que habilitar la base de datos.

• Mayor facilidad de uso. Si se colocan archivos de bases de datos (ya sea con el formato de archivo de Office Access 2007 o formatos de archivo anteriores) en una ubicación de confianza, como una carpeta de archivos o un recurso de red designados como seguros, esos archivos se abrirán y se ejecutarán sin que se muestre ningún mensaje de advertencia o sin que se pida que se habilite contenido deshabilitado. 

• Centro de confianza. El Centro de confianza es un cuadro de diálogo que proporciona una sola ubicación para definir y cambiar la configuración de seguridad de Access. Se usa el Centro de confianza para crear o cambiar las ubicaciones de confianza y configurar las opciones de seguridad de Office Access 2007. Esa configuración afecta a la manera en que las bases de datos nuevas y existentes se comportan cuando se abren en esa instancia de Access. El Centro de confianza contiene asimismo lógica para evaluar los componentes de una base de datos y determinar si es seguro abrir la base de datos o si el Centro de confianza debe deshabilitarla y dejar que el usuario decida si desea habilitarla. 

Las Expresiones de Access 2007

En Office Access 2007, el término expresión es sinónimo de fórmula. Una expresión se compone de varios elementos posibles que se pueden usar, solos o en combinación, para obtener un resultado. Esos elementos son:

• Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, las propiedades de esos campos o controles

• Operadores, como + (más) o - (menos)

• Funciones, como SUMA o PROMEDIO

• Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una expresión

Las expresiones se pueden usar de varias maneras, entre otras para: realizar un cálculo, recuperar el valor de un control o proporcionar criterios a una consulta.

Empaquetar, firmar y distribuir una base de datos de Office Access 2007

Office Access 2007 permite firmar y distribuir una base de datos con mayor facilidad y rapidez. Cuando se crea un archivo .accdb o .accde, se puede empaquetar el archivo, aplicar al paquete una firma digital y, a continuación, distribuir el paquete firmado a otros usuarios.

La característica Empaquetar y firmar coloca la base de datos en un archivo .accdc, firma el paquete y, a continuación, coloca el paquete de código firmado en una ubicación determinada por el usuario. Después, los usuarios pueden extraer la base de datos desde el paquete y trabajar directamente en la base de datos en vez del archivo de paquete.

Recuerde los siguientes puntos:

• Empaquetar una base de datos y firmar el paquete son formas de transmitir confianza. Cuando se recibe el paquete, la firma confirma que no se ha alterado la base de datos. Si se confía en el autor, se puede habilitar el contenido.

• La nueva característica Empaquetar y firmar se aplica únicamente a las bases de datos con el formato de archivo de Office Access 2007. Office Access 2007 incluye las herramientas anteriores para firmar y distribuir las bases de datos creadas con el formato de archivo de las versiones anteriores. Las herramientas anteriores no se pueden usar para firmar e implementar los archivos creados con el nuevo formato de archivo.

• Se puede agregar sólo una base de datos a un paquete.

• El proceso firma el código de todos los objetos de las bases de datos y no sólo las macros o los módulos de código. El proceso comprime asimismo el archivo de paquete con el fin de ayudar a reducir los tiempos de descarga.

• Se pueden extraer bases de datos de los archivos de paquete ubicados en los servidores de Windows SharePoint Services 3.0.

En los pasos que se describen en las siguientes secciones se explica cómo crear un archivo de paquete firmado y usar la base de datos en un archivo de paquete firmado.

Para llevar a cabo estos pasos, es preciso disponer al menos de un certificado de seguridad. Si no lo tiene, puede crear uno mediante la herramienta SelfCert. 

Cómo ejecutar expresiones inseguras (deshabilitar el modo de recinto de seguridad) en Access 2007

Cuando se agrega una expresión a una base de datos y, a continuación, se confía en la base de datos o se coloca la base de datos en una ubicación de confianza, Access ejecuta esa expresión en un entorno operativo denominado modo de recinto de seguridad en el caso de las bases de datos creadas en Office Access 2007 o con formatos de archivo de una versión anterior de Access. Access habilita el modo de recinto de seguridad de forma predeterminada y el modo deshabilita siempre las expresiones inseguras, incluso después de que se confíe en una base de datos. Para obtener más información sobre las expresiones que el modo de recinto de seguridad deshabilita, vea el artículo de Microsoft Office Online titulado Modo de recinto de seguridad del Servicio de expresión Microsoft Jet.

Si confía en una base de datos y desea ejecutar una expresión que el modo de recinto de seguridad deshabilita, puede ejecutar esa expresión cambiando una clave del Registro y deshabilitando el modo de recinto de seguridad. Recuerde que primero debe confiar en una base de datos para poder seguir este procedimiento.


En el siguiente dibujo se representa el proceso de decisión que hay que seguir para ejecutar expresiones inseguras.

Precaución Una modificación incorrecta del Registro podría causar graves daños en el sistema operativo e, incluso, forzar su reinstalación. Microsoft no puede garantizar que puedan resolverse los problemas resultantes de una modificación incorrecta del Registro. Antes de modificar el Registro, realice una copia de seguridad de todos los datos de valor. Para obtener la información más reciente sobre el uso y la protección del Registro de su equipo, vea la Ayuda de Microsoft Windows.

Si no está familiarizado con el Registro o el cambio de claves del Registro, póngase en contacto con alguien que sí esté familiarizado o considere la posibilidad de convertir la base de datos de una versión anterior de Access al formato de archivo de Office Access 2007. Además, debe disponer de permisos de administrador en el equipo para poder cambiar los valores del Registro.

ACCESS 2010: Para qué sirve

Pero para palabras mas prácticas y sin tanto rollo Access nos sirve simple y sencillamente para realizar tareas de organización de datos, de cualquier tipo como tareas, gestionar cuentas de bancos, eventos, listas de estudiantes, reportes de ventas, inventarios, proyectos personales o de marketing, entre otras cosas que contengan datos medibles; por medio de tablas de control de datos, pudiendo ayudarte de formulas o gráficas; basicamente es como un Excel mas sencillo, y enfocando a la gestión. Además cuentas con varias plantillas a partir de las cuales podras comenzar a trabajar. 

Ahora ya tenemos la noción de que es Access por lo que mas adelante te iremos mostrando de una manera mas detallada las herramientas con las que cuenta y las cosas que puedes realizar en Access 2010.