Introducción

Este Blog se realizó durante la clase de Tecnología e Informática orientada por la docente Elda Otavo Melo en la Institución Educativa Sagrados Corazones. Tiene como objetivo brindar a los lectores un conocimiento más profundo sobre el significado, historia y funcionamiento de Microsoft Access 2007 y 2010.

El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus características y rendimiento como el programa más utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la presentación en pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que lo constituyen, sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeño y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar.

Access 2010 es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento. Este curso de nivel básico, pretende dotar al alumno de la formación necesaria que le permita elaborar y gestionar correctamente una base de datos en sus niveles más fundamentales, mediante la creación y trabajo con tablas, consultas, formularios e informes.

ACCES 2007: ventajas

Ventaja 1: Obtener mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fuente. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.

Ventaja 2: Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas.Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la información inmediatamente. Los formularios y los informes ya están diseñados para mayor comodidad, pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus necesidades empresariales.

Ventaja 3: Cree varios informes con vistas diferentes de la misma información.La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo "lo que se ve es lo que se obtiene". Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas.

Ventaja 4: Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel.

Ventaja 5: Disfrute de los nuevos tipos de campos para escenarios aún más avanzados.Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor. Ahora es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de cálculo a cualquier registro de la aplicación.

Ventaja 6: Actualizar y recopilar información directamente del origen.Con Office Access 2007, puede crear formularios si utiliza Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML para recopilar la información de su base de datos.

Ventaja 7: Compartir la información con Microsoft Windows SharePoint Services.Comparta la información de Access con el resto del equipo usando Windows SharePoint Services y Office Access 2007.

Ventaja 8: Realizar el seguimiento de las listas de Windows SharePoint Services con las grandes capacidades de Office Access 2007.Use Office Access 2007 como interfaz de cliente avanzada para analizar y crear informes a partir de las listas de Windows SharePoint Services.

Ventaja 9: Trasladar datos a la tecnología Windows SharePoint Services para facilitar su tratamiento.Mejore la transparencia de los datos trasladándolos a Windows SharePoint Services. De este modo, podrá crear periódicamente copias de seguridad de los datos en el servidor, recuperar los datos eliminados de la papelera de reciclaje, llevar un seguimiento del historial de revisiones y establecer permisos de acceso para administrar mejor la información.

Ventaja 10: Obtener acceso a información procedente de orígenes diversos.Con Office Access 2007 puede vincular a una base de datos tablas de otras bases de datos de Access, hojas de cálculo de Excel, sitios de Windows SharePoint Services, orígenes de datos de ODBC, bases de datos de Microsoft SQL Server y otros orígenes de datos. También puede usar estas tablas vinculadas para crear informes fácilmente y basar en ellos sus decisiones sobre un conjunto de datos más general.

Lo nuevo en seguridad de Office Access 2007

Office Access 2007 proporciona un modelo de seguridad mejorada que ayuda a simplificar el proceso de aplicar seguridad a una base de datos y de abrir una base de datos con la seguridad habilitada.

Si bien el modelo y las técnicas que se abordan en este artículo mejoran la seguridad, la manera más segura de ayudar a proteger los datos es almacenar las tablas en un servidor, como un equipo en el que se ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, y almacenar los formularios e informes en equipos locales o recursos compartidos de red.

A continuación aparece una lista de las nuevas funciones de seguridad de Office Access 2007:

• Posibilidad de ver los datos, incluso cuando no se desea habilitar ningún código deshabilitado de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o ningún componente deshabilitado de una base de datos. En Microsoft Office Access 2003, si se establecía el nivel de seguridad en Alto, había que firmar código y confiar en una base de datos para poder ver los datos. En Office Access 2007, se pueden abrir bases de datos y ver los datos sin tener que habilitar la base de datos.

• Mayor facilidad de uso. Si se colocan archivos de bases de datos (ya sea con el formato de archivo de Office Access 2007 o formatos de archivo anteriores) en una ubicación de confianza, como una carpeta de archivos o un recurso de red designados como seguros, esos archivos se abrirán y se ejecutarán sin que se muestre ningún mensaje de advertencia o sin que se pida que se habilite contenido deshabilitado. 

• Centro de confianza. El Centro de confianza es un cuadro de diálogo que proporciona una sola ubicación para definir y cambiar la configuración de seguridad de Access. Se usa el Centro de confianza para crear o cambiar las ubicaciones de confianza y configurar las opciones de seguridad de Office Access 2007. Esa configuración afecta a la manera en que las bases de datos nuevas y existentes se comportan cuando se abren en esa instancia de Access. El Centro de confianza contiene asimismo lógica para evaluar los componentes de una base de datos y determinar si es seguro abrir la base de datos o si el Centro de confianza debe deshabilitarla y dejar que el usuario decida si desea habilitarla. 

Las Expresiones de Access 2007

En Office Access 2007, el término expresión es sinónimo de fórmula. Una expresión se compone de varios elementos posibles que se pueden usar, solos o en combinación, para obtener un resultado. Esos elementos son:

• Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, las propiedades de esos campos o controles

• Operadores, como + (más) o - (menos)

• Funciones, como SUMA o PROMEDIO

• Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una expresión

Las expresiones se pueden usar de varias maneras, entre otras para: realizar un cálculo, recuperar el valor de un control o proporcionar criterios a una consulta.

Empaquetar, firmar y distribuir una base de datos de Office Access 2007

Office Access 2007 permite firmar y distribuir una base de datos con mayor facilidad y rapidez. Cuando se crea un archivo .accdb o .accde, se puede empaquetar el archivo, aplicar al paquete una firma digital y, a continuación, distribuir el paquete firmado a otros usuarios.

La característica Empaquetar y firmar coloca la base de datos en un archivo .accdc, firma el paquete y, a continuación, coloca el paquete de código firmado en una ubicación determinada por el usuario. Después, los usuarios pueden extraer la base de datos desde el paquete y trabajar directamente en la base de datos en vez del archivo de paquete.

Recuerde los siguientes puntos:

• Empaquetar una base de datos y firmar el paquete son formas de transmitir confianza. Cuando se recibe el paquete, la firma confirma que no se ha alterado la base de datos. Si se confía en el autor, se puede habilitar el contenido.

• La nueva característica Empaquetar y firmar se aplica únicamente a las bases de datos con el formato de archivo de Office Access 2007. Office Access 2007 incluye las herramientas anteriores para firmar y distribuir las bases de datos creadas con el formato de archivo de las versiones anteriores. Las herramientas anteriores no se pueden usar para firmar e implementar los archivos creados con el nuevo formato de archivo.

• Se puede agregar sólo una base de datos a un paquete.

• El proceso firma el código de todos los objetos de las bases de datos y no sólo las macros o los módulos de código. El proceso comprime asimismo el archivo de paquete con el fin de ayudar a reducir los tiempos de descarga.

• Se pueden extraer bases de datos de los archivos de paquete ubicados en los servidores de Windows SharePoint Services 3.0.

En los pasos que se describen en las siguientes secciones se explica cómo crear un archivo de paquete firmado y usar la base de datos en un archivo de paquete firmado.

Para llevar a cabo estos pasos, es preciso disponer al menos de un certificado de seguridad. Si no lo tiene, puede crear uno mediante la herramienta SelfCert. 

Cómo ejecutar expresiones inseguras (deshabilitar el modo de recinto de seguridad) en Access 2007

Cuando se agrega una expresión a una base de datos y, a continuación, se confía en la base de datos o se coloca la base de datos en una ubicación de confianza, Access ejecuta esa expresión en un entorno operativo denominado modo de recinto de seguridad en el caso de las bases de datos creadas en Office Access 2007 o con formatos de archivo de una versión anterior de Access. Access habilita el modo de recinto de seguridad de forma predeterminada y el modo deshabilita siempre las expresiones inseguras, incluso después de que se confíe en una base de datos. Para obtener más información sobre las expresiones que el modo de recinto de seguridad deshabilita, vea el artículo de Microsoft Office Online titulado Modo de recinto de seguridad del Servicio de expresión Microsoft Jet.

Si confía en una base de datos y desea ejecutar una expresión que el modo de recinto de seguridad deshabilita, puede ejecutar esa expresión cambiando una clave del Registro y deshabilitando el modo de recinto de seguridad. Recuerde que primero debe confiar en una base de datos para poder seguir este procedimiento.


En el siguiente dibujo se representa el proceso de decisión que hay que seguir para ejecutar expresiones inseguras.

Precaución Una modificación incorrecta del Registro podría causar graves daños en el sistema operativo e, incluso, forzar su reinstalación. Microsoft no puede garantizar que puedan resolverse los problemas resultantes de una modificación incorrecta del Registro. Antes de modificar el Registro, realice una copia de seguridad de todos los datos de valor. Para obtener la información más reciente sobre el uso y la protección del Registro de su equipo, vea la Ayuda de Microsoft Windows.

Si no está familiarizado con el Registro o el cambio de claves del Registro, póngase en contacto con alguien que sí esté familiarizado o considere la posibilidad de convertir la base de datos de una versión anterior de Access al formato de archivo de Office Access 2007. Además, debe disponer de permisos de administrador en el equipo para poder cambiar los valores del Registro.

ACCESS 2010: Para qué sirve

Pero para palabras mas prácticas y sin tanto rollo Access nos sirve simple y sencillamente para realizar tareas de organización de datos, de cualquier tipo como tareas, gestionar cuentas de bancos, eventos, listas de estudiantes, reportes de ventas, inventarios, proyectos personales o de marketing, entre otras cosas que contengan datos medibles; por medio de tablas de control de datos, pudiendo ayudarte de formulas o gráficas; basicamente es como un Excel mas sencillo, y enfocando a la gestión. Además cuentas con varias plantillas a partir de las cuales podras comenzar a trabajar. 

Ahora ya tenemos la noción de que es Access por lo que mas adelante te iremos mostrando de una manera mas detallada las herramientas con las que cuenta y las cosas que puedes realizar en Access 2010.

Las Barras de Access 2010

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para:                     

               

La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar  o Deshacer .               

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más adelante.

 La Cinta de opciones

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

Cómo Entrar y Salir de Access 2010

Al instalar el OFFICE 2010, se creará automáticamente una entrada de Microsoft Office en la opción Todos los programas, del Menú Inicio de Windows.

De tal forma que para entrar en la pantalla principal de Access 2010, seguiremos los siguientes pasos:

• Clic sobre el botón o Menú Inicio de la barra de tareas de Windows, y clic sobre Todos los programas.

• Dentro del menú que nos ofrece todos los programas, elegiremos Microsoft Office 2010.

• Esta última opción nos dará acceso a otro menú desplegable dentro del que encontraremos la aplicación que estamos estudiando, como Microsoft Office Access 2010.

Si hemos utilizado el programa recientemente, nos aparecerá un acceso al mismo de manera directa al hacer clic sobre el Menú Inicio.

Otra posibilidad para entrar en Access 2010 es crear un icono de acceso directo en el escritorio y hacer un doble clic sobre él.

Una manera muy sencilla de crear un acceso directo en el escritorio es siguiendo estos pasos:

• En primer lugar se llega hasta el acceso del programa a través del Menú Inicio, como ya se ha indicado anteriormente.

• Una vez colocado el puntero sobre este acceso al programa, pulsaremos el botón derecho del ratón, con lo cual se nos desplegará un menú contextual, con la opción Copiar.

• Para colocar este nuevo acceso en el escritorio, solo tendremos que colocarnos en el escritorio, pulsar botón derecho del ratón y del menú contextual que aparece, elegir la opción Pegar acceso directo.

Otra opción de acceder rápidamente al programa Access 2010 en el botón de Inicio es anclarlo a su menú, tendremos que ir al botón Inicio, o Menú Inicio, pulsar el botón izquierdo del ratón. Se despliega el menú de Todos los programas, y seleccionamos la carpeta Microsoft Office 2010 y una vez abierto nos colocamos sobre Microsoft Access 2010, y del menú contextual utilizamos la opción Anclar al Menú Inicio.

Estas son las diferentes formas de acceder a la aplicación, tanto a través del Menú Inicio como mediante un acceso directo.

Ahora, al ejecutarlo, y tras aparecer en pantalla unos instantes el logotipo de Microsoft Access 2010 llegaremos a la pantalla principal del programa.

Para salir del mismo se hará un clic sobre la de la ventana exterior (arriba a la derecha del todo) o bien pulsando sobre la opción Cerrar base de datos del menú de que se despliega desde la Ficha Archivo.

Si utilizamos la opción Salir, que se encuentra en la Ficha Archivo, cerramos el documento pero además, salimos del programa Access 2010.

Instalación de Access 2010

Microsoft Access 2010 es un componente del paquete Microsoft Office 2010, y normalmente cuando insertamos en nuestro ordenador el CD/DVD de instalación del Office la instalación comienza de forma automática, y se instalará todo el paquete Office, sólo con seguir los pasos que se indican en el disco de la instalación. Las versiones de Windows comprueban, cada vez que se inserta un CD/DVD, si este es autoejecutable, caso en el cual inician automáticamente el programa apropiado.

No obstante si no comienza sólo el proceso de instalación, porque en nuestro sistema esté desactivada la opción de autoejecución, o porque nos dispongamos del producto en CD/DVD sino en, por ejemplo, una unidad de red o similar, para instalarlo los pasos a seguir son los siguientes:

• Cerrar todos los programas que se tengan abiertos.

• Insertar el CD/DVD de Microsoft Office en la unidad correspondiente.

• Acceder a la opción Ejecutar en Inicio/Todos los programas/Accesorios de la Barra de tareas. 

• Hacer clic sobre el botón Examinar y localizar el archivo Setup.exe en la unidad de CD-ROM (normalmente dicha unidad es la D: pero pudiera ser la E: u otra, y el archivo, de forma general, decir que se podría en ocasiones llamar install.exe o bien instalar.exe).

• Seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Aceptar de la ventana de la figura anterior, comenzando en este momento la instalación del programa.

• La instalación está guiada en todo momento por un asistente que presenta una serie de pantallas en las cuales se irán introduciendo los datos requeridos para la instalación del programa.

• Indistintamente del método usado para iniciar la instalación, acto seguido aparecerá momentáneamente una ventana indicando que están copiándose al sistema los archivos necesarios para efectuar la instalación, seguida de otra en la que se avisa de que el proceso de instalación está preparándose.

• Mientras estas ventanas que, típicamente, sólo permanecerán en la pantalla unos segundos, están visibles, el programa de instalación recuperará todos los datos que precisa para poder realizar su trabajo. Para ello, inspeccionará nuestro sistema, detectando la configuración actual de Office si es que existiese alguna anterior.

• Al cerrarse las ventanas anteriores, aparecerá otra solicitando la clave de 25 caracteres necesaria para iniciar la instalación del producto. Facilitarla y hacer clic en Continuar para ir al paso siguiente.

• Por último, en esta fase previa de la instalación propiamente dicha, aparece una nueva ventana en la que se muestra el acuerdo o licencia de uso de la aplicación. Estamos obligados a leer este contrato. Seleccionaremos la opción Acepto los términos del contrato sólo en el caso de que comprendamos y aceptemos lo que dictamina en su totalidad.

• El botón Continuar de esta última ventana se activará si aceptamos la licencia de uso, en caso contrario tan sólo podremos interrumpir la instalación.

• Ahora podemos encontrarnos dos escenarios diferentes: que en nuestro equipo no haya ninguna versión previa de Microsoft Office, caso en el cual iremos directamente a la selección de la carpeta en la que se instalarán las aplicaciones, o bien que sí exista, caso éste en que caben dos posibilidades de instalación.

• Si no hay ninguna versión anterior de Office en el sistema, la utilidad de instalación seleccionará una carpeta por defecto, que suele encontrarse en la carpeta Archivos de Programa y tiene el nombre Microsoft Office 2010. Siempre tendremos opción de seleccionar cualquier otra unidad y carpeta. Para ello, en la pestaña Ubicación de archivos de la ventana de instalación aparece un botón denominado Examinar. Es posible introducir manualmente un nuevo camino, o hacer clic en el mencionado botón para movernos por el sistema y elegir de forma visual el destino de la instalación. En la parte inferior de esta pestaña, aparece el espacio necesario para la instalación, según las opciones que se hayan seleccionado.

• Hasta ahora hemos introducido datos y seleccionado opciones, pero en ningún momento se ha indicado qué partes de Microsoft Office 2010 quieren instalarse en el sistema. Es esta la tarea que tendremos que realizar en la pestaña Opciones de instalación.

• En la pestaña Opciones de instalación aparecen todas las aplicaciones que forman nuestra edición de Office 2010. Podemos marcar las que deseemos instalar observando al tiempo el espacio que necesitaremos. Se muestra una lista jerárquica de los componentes que es posible instalar. El elemento principal o raíz es Microsoft Office, del cual se despliega un nodo o rama que corresponde a cada una de las aplicaciones. De esta manera es posible personalizar la instalación de forma muy detallada, especificando cada uno de los elementos o, de forma genérica, seleccionando directamente la aplicación completa.

• Fijémonos en que cada nodo cuenta, a su izquierda, con un icono rectangular, que indica la opción de instalación elegida para ese elemento. Usando el ratón, podemos hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo de ese icono, desplegando un menú en el que disponemos de 4 opciones posibles.